Für CFOs, Finanzverantwortliche und Geschäftsleitung. Fünf Kennzahlen, die mit einem Buchhaltungs-Export und zwei Stunden Arbeit ermittelbar sind — und Entscheidungen ermöglichen.
CFOs sind es gewohnt, mit Kennzahlen zu führen. Deckungsbeitrag, Liquiditätsgrad, EBIT-Marge — Zahlen, die eine klare Aussage machen und Entscheidungen ermöglichen. Für fast jeden Kostenblock im Unternehmen gibt es etablierte Steuerungsgrössen.
Für IT nicht.
Dabei ist IT in vielen Schweizer KMU mittlerweile der drittgrösste Kostenblock — nach Personal und Miete. Trotzdem fehlt in den meisten Finanzberichten die entscheidende Frage: Ist das, was wir für IT ausgeben, angemessen? Zu viel? Zu wenig? Und vor allem: Gibt es dort, wo wir am meisten ausgeben, auch den grössten Nutzen?
Die gute Nachricht: Es braucht keine aufwändige IT-Controlling-Infrastruktur, um diese Fragen zu beantworten. Es braucht fünf Kennzahlen — und den Willen, sie regelmässig anzuschauen.
Den normalisierten Gesamtaufwand für IT — unabhängig von Unternehmensgrösse und damit der wichtigste Vergleichswert überhaupt.
Wichtig: «Gesamte IT-Ausgaben» meint wirklich alle — also nicht nur die Kostenstelle «IT», sondern auch Software-Abonnemente in anderen Kostenstellen, externe Dienstleister unter «Beratung» und Telekommunikation. Wer nur die offensichtlichen Positionen nimmt, unterschätzt die Zahl regelmässig um 20 bis 40 Prozent.
| Branche | Unten | Ø | Oben |
|---|---|---|---|
| Dienstleistung / Beratung | CHF 2'800 | CHF 3'400 | CHF 5'000 |
| Handel / Logistik | CHF 2'200 | CHF 2'900 | CHF 4'200 |
| Produktion / Industrie | CHF 1'800 | CHF 2'600 | CHF 3'800 |
| Gesundheit / Soziales | CHF 2'400 | CHF 3'100 | CHF 4'500 |
Nicht sofort kürzen — zuerst verstehen. Ein hoher Wert kann auf Doppelspurigkeiten hinweisen, aber auch auf überdurchschnittliche Digitalisierung, die sich andernorts auszahlt. Die Folgefrage: «Wo genau liegen unsere fünf grössten Einzelausgaben, und was bekommen wir dafür?»
Wie viel vom erwirtschafteten Umsatz in IT-Ausgaben fliesst — und damit, ob die IT-Investition im Verhältnis zur Unternehmensgrösse steht.
Für die meisten nicht-technologiegetriebenen KMU gilt ein Wert zwischen 1,5 und 3,5 Prozent als normal. Unter 1,5 Prozent ist ein Warnsignal in die andere Richtung: Möglicherweise wird zu wenig in IT investiert, was mittelfristig zu Wettbewerbsnachteilen führt. Über 4 Prozent lohnt sich eine detaillierte Analyse — nicht weil der Wert per se falsch ist, sondern weil er eine Erklärung verdient.
Dieser KPI ist besonders wertvoll im Mehrjahresvergleich. Steigt der IT-Anteil am Umsatz über mehrere Jahre, ohne dass das Unternehmen erkennbar digitaler oder effizienter wird, ist das ein klares Zeichen für unkontrolliertes Kostenwachstum.
Wie schnell die Cloud- und SaaS-Ausgaben wachsen — und ob dieses Wachstum kontrolliert oder unkontrolliert ist.
Alternativ als Jahresvergleich: aktuelle 12 Monate vs. vorherige 12 Monate.
Cloud- und SaaS-Ausgaben sind der am schnellsten wachsende IT-Kostenblock in KMU. Wachstumsraten von 15 bis 25 Prozent pro Jahr sind keine Seltenheit — und werden häufig erst bemerkt, wenn die Budgetabweichung bereits erheblich ist. Anders als klassische IT-Ausgaben (Hardware, Lizenzkauf) gibt es bei SaaS keinen natürlichen Bremsmoment: Jede neue Anmeldung, jeder neue Nutzer, jede Kapazitätserweiterung erhöht die Ausgaben automatisch.
Zunächst verstehen, ob das Wachstum strategisch getrieben ist (mehr Nutzer, mehr Prozesse in der Cloud) oder unkontrolliert (ungenutzte Ressourcen, Doppelspurigkeiten, fehlende Governance). Ein Cloud-Kostenwachstum von über 20 Prozent ohne klare strategische Begründung ist ein Handlungssignal.
Wie das IT-Budget auf drei grundlegend verschiedene Zwecke verteilt ist — und ob genug für Verbesserung und Innovation übrig bleibt.
Run umfasst alles, was den laufenden Betrieb sicherstellt: Server, Netzwerk, Helpdesk, Lizenzen für bestehende Systeme, Backups, Support-Verträge. Run-Ausgaben schaffen keinen neuen Wert — sie erhalten den bestehenden.
Change sind Investitionen in die Verbesserung des Bestehenden: ein ERP-Upgrade, ein neues Modul, die Automatisierung eines wiederkehrenden Prozesses, eine bessere Integration zwischen zwei Systemen. Change macht das Vorhandene effizienter.
Transform ist echter Wandel: neue digitale Geschäftsmodelle, KI-gestützte Prozesse, der Wechsel auf eine grundlegend neue Plattform. Transform schafft Wettbewerbsvorteile.
| Profil | Run | Change | Transform |
|---|---|---|---|
| Kritisch (Status quo gefangen) | über 80 % | unter 15 % | unter 5 % |
| Typisches CH-KMU | 70–75 % | 20–25 % | 5–8 % |
| Best Practice | 55–60 % | 25–30 % | 12–18 % |
| Technologieunternehmen | 40–50 % | 25–30 % | 20–30 % |
Wenn über 75 Prozent des IT-Budgets in Run fliesst, lohnt sich die Frage: «Was müssten wir konsolidieren oder automatisieren, um diesen Anteil auf 65 Prozent zu senken — und was könnten wir mit dem freigewordenen Budget anstellen?» Tieferer Einstieg in Teil 04 dieser Reihe.
Den Anteil der bezahlten Lizenzen, der aktiv und bestimmungsgemäss genutzt wird — und umgekehrt den Anteil, der verschwendet wird.
«Aktiv genutzt» bedeutet in der Praxis: mindestens zwei Logins pro Monat, oder — bei Tool-spezifischen Metriken — eine Nutzungsrate, die auf echten produktiven Einsatz hindeutet.
Ohne systematisches Lizenzmanagement liegt die Compliance-Rate in KMU erfahrungsgemäss zwischen 65 und 80 Prozent. Das bedeutet: 20 bis 35 Prozent aller bezahlten Lizenzen werden nicht oder kaum genutzt. Die häufigsten Ursachen sind Lizenzen von ausgetretenen Mitarbeitenden (oft 10 bis 15 Prozent allein dadurch), überdimensionierte Lizenzpakete sowie Tools, die für ein Projekt gekauft und danach vergessen wurden.
90 Prozent und mehr. Wer unter 80 Prozent liegt, hat unmittelbaren Handlungsbedarf — und in der Regel auch unmittelbares Einsparpotenzial.
Die meisten SaaS-Plattformen bieten im Admin-Bereich Nutzungsberichte. Microsoft 365 zeigt im Admin Center detaillierte Aktivitätsberichte pro Nutzer und Anwendung. Für einen vollständigen Überblick über alle Tools empfehlen sich spezialisierte SaaS-Management-Plattformen wie Torii oder Zluri — für ein KMU mit 50 Mitarbeitenden ist aber auch eine manuelle Erhebung in zwei Tagen machbar.
Wenn Sie diese fünf KPIs das erste Mal erheben, werden Sie Zahlen sehen. Was Sie brauchen, sind Erklärungen. Hier sind die fünf Fragen, die aus Zahlen Entscheidungsgrundlagen machen:
Diese fünf KPIs sind kein Selbstzweck. Sie sind Werkzeuge — für Fragen, die Sie als CFO stellen müssen, und für Entscheidungen, die Sie treffen können, sobald Sie die Zahlen kennen.
IT ist zu teuer, um blind zu finanzieren. Und zu wichtig, um nur auf Basis von Bauchgefühl zu steuern. Wer diese fünf Kennzahlen kennt und quartalsweise überprüft, hat mehr Kontrolle über einen seiner grössten Kostenpositionen — mit einem Aufwand von wenigen Stunden pro Quartal.
Das ist keine IT-Aufgabe. Das ist Finanzführung.
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